Gemakkelijk & gratis je boekhouding bijhouden in Google Docs - versie 2
Update 6 januari 2019: Ik heb alle berekeningen met 6% aangepast naar 9% ivm de belastingverhoging.
Sinds ik versie 1 van mijn boekhouding in Google heb gedeeld is er door honderden toegang gevraagd en ik hoop dat veel mensen er nog steeds met veel plezier gebruik van maken. Ik ben er na 8 jaar nog steeds enthousiast over. Doordat ik er zelf mee werk heb ik het langzaam uitgebreid naar een systeem waar ik nu ook facturen mee maak. En ik heb her en der wat bugs opgelost. Versie 2 komt ook met een duidelijker handleiding per tabblad:
Lees vooral deze handleiding, maar hier is alvast de link naar het voorbeeld. Kies na het bekijken Bestand -> Een kopie maken om daar in verder te werken.
Facturering
Het eerste tabblad is bedoeld om te zien welke facturen openstaan. De lijst met facturen wordt automatisch gevuld met alle honorarium velden uit de boekingslijst. Het enige dat je hier zelf toevoegt zijn de E en F kolommen: wanneer een factuur betaald is, en welk bedrag. De rest komt uit de boekingslijst. Als het volledige bedrag betaald is wordt kolom H groen en anders rood.
Boekingslijst
Her hart van het systeem. Hier houdt je al je inkomsten en uitgaven bij. Facturen moeten als categorie 'honorarium' hebben, en elke factuur krijgt in kolom D een factuurnummer. Daar mag je je eigen factuurnotatie gebruiken, en die hoeft zelfs niet oplopend te zijn. Het eerste veld van kolom D toont het laatste factuurnummer uit de rij. Zo zie je altijd wat het volgende nummer moet zijn.
Voor andere uitgaven kies je 1 van de categorieeën uit het lijstje aan de rechterkant. Dit omdat deze categorieeën gebruikt worden in het jaaroverzicht. Uitgaven aan bedrijven in het buitenland geef je de categorie 'verlegd' met (waarschijnlijk) 0% btw. Weet je niet waar een uitgave onder valt? Gebruik dan 'Overige kosten'.
Maandoverzicht
Hier zie je je inkomsten en uitgaven per maand. Hoef je niks mee, maar het is handig om trends te zien.
Kwartaaloverzicht
Dit is het tabblad dat je gebruikt voor je kwartaalaangifte. Ik heb in de linkerkolom de cijfers van de vragen die de belastingdienst stelt toegevoegd. Zo zie je direct wat je waar in moet vullen. De informatie in dit scherm is de info die ik altijd moet hebben, maar je kunt dit scherm uitbreiden met extra info.
Jaaroverzicht
Dit is helemaal nieuw ten opzichte van versie 1. In dit scherm zie je alle inkomsten en uitgaven, maar het belangrijkste veld in dit scherm staat linksonder. De schatting inkomstenbelasting en zorgverzekering. Ik heb alle berekeningen in dit scherm uit mijn eigen jaaropgaven gehaald, dus het zou moeten kloppen. <strong>Let wel, het gaat om schattingen.</strong> Als het goed is doet je boekhouder zijn/haar uiterste best om hier minder van te maken :-) Ik gebruik dit scherm inmiddels een paar jaar, en ik zit nooit heel ver af van de uiteindelijke bedragen.
De rode getallen zijn bedragen die per jaar veranderen. Die moet je aan het begin van elk nieuw jaar dus even opzoeken en aanpassen. Je geeft hier dus ook aan of je startersaftrek krijgt.
Bedrijven
In dit scherm staan de bedrijven aan wie je facturen stuurt. De naam van de bedrijven hier moeten hetzelfde zijn als in het 'Boekingslijst' scherm. Dit omdat ik deze informatie in het volgende tabblad gebruik. In dit voorbeeld heb ik dus 2 facturen naar 'Voorbeeldbedrijf 1' gestuurd, en 1 naar 'Voorbeeldbedrijf 2'.
Factuur
En last but not least: hier kun je je facturen genereren en downloaden. De lijst met factuurnummers wordt automatisch uit de boekingslijst gehaald. Kies een factuurnummer, en als de bedrijfsnaam bij die factuur hetzelfde is als een bedrijf uit het tabblad 'Bedrijven' dan wordt die info ingevoegd. Pas de beschrijving aan en je kunt dit tabblad als pdf downloaden en versturen (Bestand -> Downloaden als pdf).
Hopelijk is de beschrijving duidelijk genoeg. Mis je iets? Is het toch niet duidelijk genoeg? Laat het me weten en ik pas het aan.
Alles gelezen? Dit is de link naar het voorbeeld. Kies na het bekijken Bestand -> Een kopie maken om daar in verder te werken.
53 Reacties
=SUMIF(Mnd;1;In)Als je deze verandert in:=ARRAYFORMULA(SUMIF(Mnd;1;In) - SUMIF(Mnd&Cat;1&"prive";In))dan worden inkomsten met de categorie 'prive' van de volledige inkomsten afgetrokken. De 1 in bovenstaande formule is januari, dus je moet alle formules aanpassen en het juiste cijfer voor de maand er in zetten. Voor de uitgaven per maand gebruik je dan deze formule:=ARRAYFORMULA(SUMIF(Mnd;1;Uit) - SUMIF(Mnd&Cat;1&"prive";Uit))En vergeet niet om hier ook de maanden aan te passen!- In de boekingslijst vul je 9% ipv 6% in
- In het maandoverzicht staan in de 6% regel formules zoals deze:
En volgens mij ben je er dan al. De cijfers in de andere tabbladen worden uit deze bladen gehaald, dus daar hoef je dan niks aan te passen. Laat maar weten of het zo lukt!=ARRAYFORMULA(SUMIF(Mnd&BTW;1&6%;OBel))Voor elke kolom moet de 6% aangepast worden naar 9%
- Boekingslijst: een nieuwe categorie gebruiken voor deze facturen: bijvoorbeeld 'verlegd binnen'
- Kwartaaloverzicht: een nieuwe regel onder regel 8 maken met een nieuwe titel. Voor elk kwartaal kopieer je de formules van regel 8, met 1 aanpassing. In de formules staat het woord 'verlegd'. Daar maak je dan dezelfde categorie van als in stap 1.
Op deze manier heb je per kwartaal dan een overzicht van alle facturen met 0% die als categorie 'verlegd binnen' hebben.